Diagnósticos e adequações
Diagnóstico de maturidade de qualquer tema, que vira plano de ação.
LGPD, ISO, jurídico, governança de IA, 5S, as práticas do time de software: cada tema é um módulo. Cada área responde pelo que é dela, com prazo e lembrete; a IA cobra as evidências e mostra o que o AI4M já comprova. Na adequação, as lacunas viram tarefas e o ciclo seguinte mostra o que evoluiu.
- 3módulos prontos: LGPD, jurídico e governança de IA; outros temas sob medida
- 0 a 5escala de maturidade por questão
- 5etapas por ciclo, da preparação à conclusão
- 10maiores riscos destacados nos resultados, pela prioridade e pela nota
O ponto de partida
O diagnóstico existe. O que falta é o que vem depois dele.
O relatório para na gaveta
O diagnóstico vira uma planilha ou um PDF, e ninguém acompanha o que foi decidido para cada lacuna.
Nota alta, evidência nenhuma
Cada área se avalia bem, e na auditoria falta o documento que mostra que a prática existe.
Todo ano começa do zero
O diagnóstico novo não conversa com o anterior, e a diretoria não vê se o programa andou.
Como funciona
Da preparação à conclusão, e de novo no ciclo seguinte
- 1
Preparação
O coordenador monta a equipe e escolhe quem responde por cada área. O programa cobre a empresa inteira ou um setor.
- 2
Respostas
Cada área dá a nota de 0 a 5 com a evidência, descrita ou anexada, no formulário ou conversando com a IA, que pede o que falta e propõe a nota.
- 3
Revisão e resultados
O coordenador revisa, ajusta notas com justificativa e escreve o plano de cada lacuna, com a ajuda da IA se quiser. Os resultados saem em tela e em PDF.
- 4
Execução e conclusão
Na adequação, as ações viram tarefas com responsável e prazo. Ao concluir, o que ficou aberto pode esperar, ir para o próximo ciclo ou ser encerrado com justificativa. O diagnóstico conclui direto da revisão.
No sistema, as etapas são Preparação, Em resposta, Em revisão, Em execução (só na adequação) e Concluído. Participam um coordenador por diagnóstico (com o nome de papel que a empresa quiser, como "Encarregado de dados"), os respondentes, cada um só nas suas áreas, e os observadores, que só leem: a diretoria ou um auditor externo convidado.
Um módulo para cada tema
As questões, os descritores de cada nível e a IA falam a língua do tema: num 5S, "lacuna" e não "risco de conformidade"; num time de software, um avaliador técnico e não um auditor.
Conformidade
LGPD, ISO 27001, estruturação do jurídico, governança de IA.
Processos e qualidade
5S, ISO 9001, melhoria contínua da operação.
Tecnologia
Práticas do time de software, infraestrutura, segurança da informação.
Pessoas
As práticas de gestão de pessoas de uma área, avaliadas como um todo.
O seu tema não está aqui? A Dotva monta o módulo com você: áreas, questões, descritores, evidências esperadas e plano de referência. Falar com a Dotva →
Só o diagnóstico, ou a adequação inteira
Os mesmos módulos servem aos dois. Dá para começar pelo diagnóstico e transformá-lo em adequação depois, sem perder nada.
Diagnóstico
Uma fotografia da maturidade, num ciclo só.
- As áreas respondem, com a evidência, e o coordenador revisa
- Relatório com a maturidade por área, a matriz de risco e as recomendações para cada lacuna
- Sem tarefas nem treinamentos: o plano fica como recomendação
- Nova medição quando quiser, comparada com a anterior
- Vira adequação quando a empresa decidir executar: as medições passam a ser os ciclos dela
Adequação
O programa completo, até a lacuna fechar. Inclui o diagnóstico.
- O plano de ação vira tarefa com responsável e prazo, no AI4M ou no Jira
- Treinamentos atribuídos a quem respondeu as áreas mais fracas
- A IA organiza o plano em ondas de 90, 180 e 365 dias
- Um novo ciclo mede a evolução, ou avança pelos estágios do módulo
- Evidências reunidas, e as anexadas voltam no ciclo seguinte
O que você tem
Cada lacuna com dono, prazo e evidência
- Resultados em abas: resumo, maturidade, riscos, treinamentos e atendimento, além do relatório em PDF
- Prazo para responder, com lembrete por e-mail 3 dias antes e, vencido, o aviso a quem falta responder e ao coordenador
- "O que o AI4M já mostra": em cada questão, o que o sistema registra (políticas com ciência, inventário, revisões, treinamentos) vira evidência
- Análise e sumário executivo escritos pela IA, com a evolução desde a medição ou o ciclo anterior
- Plano de ação de cada lacuna, escrito pelo coordenador com a ajuda da IA; no Jira, cada ação pode ir detalhada em subtarefas
- Tarefas no Jira ou no próprio AI4M, com o painel de tarefas (atrasadas e percentual concluído) e o quadro de Tarefas, que junta as de todas as áreas
- Novo ciclo com a mesma equipe, partindo do anterior, e a comparação entre ciclos
- Papéis sugeridos pelo módulo, com as áreas que cada um responde: ao montar a equipe, o AI4M propõe quem responde o quê, e uma pessoa pode ter mais de um papel
- O documento do módulo (metodologia, escala, estágios e banco de questões) em PDF, para baixar ao criar o programa e na página do ciclo
- Com Treinamentos contratado, as áreas abaixo de 50% recebem a sugestão do treinamento que as cobre, pessoa por pessoa; sem treinamento que cubra a área, a IA escreve um a partir das lacunas
Exemplo · resposta conversando com a IA
Respondente: Temos uma política de privacidade publicada.
IA: Onde ela está publicada, e quando foi revista pela última vez?
Respondente: No site. A data eu não sei.
Nota proposta: 2, prática afirmada sem evidência de revisão. O respondente confirma ou ajusta antes de gravar.
Evidência à mão
O arquivo que comprova a nota fica junto da resposta
Quem responde a área anexa a evidência na própria questão: a política publicada, a ata, o print da configuração, a planilha. Na auditoria, ninguém precisa procurar em pastas e e-mails.
- PDF, imagem, Word, Excel, PowerPoint e texto, até 20 MB por arquivo
- Anexo sigiloso: só o coordenador, quem responde a área, quem enviou e o suporte da Dotva veem, e ele nunca vai à IA
- Com a autorização da empresa, a IA lê os anexos na conversa e diz o que eles comprovam (ou não) antes de propor a nota
- A aba Evidências reúne tudo o que foi anexado no ciclo, baixa tudo num ZIP e aponta as notas 4 e 5 sem anexo
- No ciclo seguinte, os anexos de antes aparecem na mesma questão, para conferir se continuam valendo
- Quando o suporte da Dotva abre um anexo, o acesso fica registrado e aparece no próprio anexo
Exemplo · anexo lido na conversa
Respondente: Guardamos o registro de cada consentimento. Anexei o relatório.
IA: O relatório mostra o total de aceites por mês, mas não a data e a versão do texto aceito por cada pessoa. Esse registro existe?
Nota proposta: 3, prática com registro, sem a rastreabilidade por titular.
Os resultados
Onde está o risco maior, numa olhada
Os resultados ficam em abas: Resumo, com os indicadores e a análise; Maturidade, por área, por estágio e a evolução; Riscos; Treinamentos; e Atendimento. Aba sem conteúdo não aparece.
- Na matriz de risco, cada quadro cruza a prioridade da questão com a nota, e o número diz quantas questões caem ali
- A cor é o nível de risco: crítico, alto, médio ou baixo. Quanto mais alta a prioridade e mais baixa a nota, mais grave
- Clique num quadro para ver as questões dele; sem clique, a lista mostra os 10 riscos prioritários
Plano de ação
A IA propõe, o coordenador compara e decide
Em cada questão avaliada, o coordenador escreve o plano ou pede ajuda. Nenhuma proposta troca o texto sem que ele veja.
- Sugerir plano com IA, quando o campo está vazio, ou Melhorar plano com IA, quando já há texto: a IA mantém o que o coordenador decidiu e completa o que falta
- Ver plano de referência mostra o plano que a Dotva escreveu para a questão no módulo
- A proposta abre ao lado do plano atual, pode ser editada e só entra se ele escolher: descartar, acrescentar ao final ou substituir
- Para a área inteira, "Sugerir planos com IA para N questões sem plano" mostra antes o texto que vai para a IA, já com os pseudônimos, e deixa uma proposta em cada questão, sem preencher nada
Exemplo · Melhorar plano com IA
Plano atual: Nomear o encarregado até março. Divulgar o contato no site.
Proposta da IA: Nomear o encarregado até março. Divulgar o contato no site, na recepção e no atendimento telefônico. Definir quem o substitui nas ausências.
O coordenador: confere lado a lado, ajusta e escolhe substituir. Até salvar, o plano fica marcado "Com texto da IA".
Os módulos
Conteúdo escrito e mantido pela Dotva
Cada questão traz o risco que a lacuna representa e um plano de referência. Todos também trazem o que significa cada nota e as evidências esperadas. Os três módulos podem ser feitos por estágios na adequação: cada ciclo pega as questões até o estágio atual, e no fim o coordenador decide avançar ou repetir.
LGPD
O programa de privacidade em 8 áreas, 55 questões e 4 estágios, com os regulamentos da ANPD.
Conhecer o módulo →Estruturação Jurídica
A operação do departamento jurídico em 9 áreas, 73 questões e 4 estágios, da fundação à adoção e evolução.
Conhecer o módulo →Governança de IA
O uso de IA na empresa em 7 áreas, 45 questões e 3 estágios, inclusive agentes e IA embutida nos sistemas. É contratado à parte da gestão dos usos de IA.
Conhecer o módulo →Outro tema?
A Dotva escreve módulos sob medida para o programa da sua empresa.
Fale com a Dotva →Sob controle
Quem vê, o que vai para a IA e o que acontece com a licença
O diagnóstico é visto por quem participa dele e pelo administrador da empresa. A IA só trabalha se a empresa a ligar, com o nome da empresa e da equipe, e-mails, CPF, CNPJ e telefones trocados por pseudônimos. Cada módulo é licenciado com validade: vencida a licença, o diagnóstico fica só para leitura, e o que já está em execução ainda pode ser acompanhado e concluído.
Funciona junto com
- Treinamentos: nos resultados, cada pessoa aparece uma vez, com as áreas que motivam a sugestão, o que já fez e o nível sugerido para atribuir
- Assistente AI4M: pergunte como anda o diagnóstico, a maturidade por área e as tarefas atrasadas
- Como contratar: Diagnósticos ou Adequações (que incluem os diagnósticos), mais a licença de cada módulo
Perguntas frequentes
O que costumam nos perguntar
Preciso usar o Jira?
Não. Sem o Jira, as tarefas do plano ficam no próprio AI4M (AI4M-1, AI4M-2...), no quadro de Tarefas, e o coordenador, o administrador ou o responsável muda a situação arrastando o cartão. Com o Jira, elas vão para lá com responsável, prazo e subtarefas, e a situação volta para o AI4M.
A IA escreve o plano de ação sozinha?
Não. Ela propõe, e a proposta abre ao lado do plano atual para o coordenador comparar, editar e decidir se descarta, acrescenta ou substitui. Ao melhorar um plano, a IA mantém o que ele já decidiu.
A IA dá a nota?
Ela propõe. Na conversa, a IA pede evidência até duas vezes e sugere a nota, orientada a não passar de 2 numa prática afirmada sem evidência. Quem responde confirma ou ajusta antes de gravar, e o coordenador ainda pode ajustar a nota na revisão, com justificativa.
Dá para fazer o diagnóstico de um setor só?
Dá. O programa cobre a empresa inteira ou um setor. Um setor grande pode virar um programa próprio, com o seu coordenador.
Um auditor externo pode acompanhar?
Pode, como observador: ele é convidado pela empresa, vê o diagnóstico, os resultados e os anexos de evidência (menos os sigilosos) e não altera nada.
A IA lê os documentos que anexamos?
Só se a empresa autorizar, e só na conversa com a IA: os anexos em PDF ou imagem vão como estão, sem a troca por pseudônimos. Anexo marcado como sigiloso nunca vai. Sem a autorização, os anexos ficam guardados e a IA trabalha só com o texto.
Quanto custa?
A cobrança é item a item: cada item contratado em cada área, a licença de cada módulo de diagnóstico e o uso de IA, cobrado pelo custo do modelo mais a margem combinada (ou pago direto ao provedor, com a chave de IA da própria empresa). Preço e prazo vêm na proposta, depois de uma conversa.Como contratar →
Os dados da minha empresa vão para a IA?
Só com a IA ligada, e só o necessário para a tarefa pedida. Antes do envio, o nome da empresa e das pessoas da equipe, e-mails, CPF, CNPJ e telefones são trocados por pseudônimos; no assistente e no atendimento, também fornecedores, clientes e contatos. Vão como estão: imagens e PDFs escaneados anexados ao assistente, com a confirmação da pessoa a cada arquivo; imagens e PDFs que o contato manda pelo WhatsApp; o PDF de um treinamento; os contratos e boletins de medição lidos por IA (também na importação em lote) e os anexos de evidência do diagnóstico, com autorização da empresa e nunca os sigilosos. Cada chamada fica registrada.O que vai para a IA →
Como a minha equipe acessa?
Pelo navegador, sem instalar nada. O acesso é por convite do administrador da sua empresa, com código de confirmação por e-mail.
Comece pelo diagnóstico
Quer ver um ciclo completo funcionando?
A Dotva mostra o diagnóstico da resposta à conclusão e monta a proposta com os módulos que fazem sentido para a sua empresa.
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