Tecnologia · Assinaturas e licenças
Pare de pagar por licença que ninguém usa.
Veja quanto a empresa gasta com cada sistema por assinatura (SaaS, o sistema na nuvem pago por mês ou por ano), quantas licenças estão de fato em uso e quanto dá para cortar. E receba o aviso antes de a assinatura renovar sozinha.
- 90·60·30dias de antecedência no aviso de renovação
- 90dias sem uso e a licença aparece como parada
- 10%de diferença entre a assinatura e o contrato ligado vira alerta
- 6ciclos de renovação, do mensal ao de 36 meses
O ponto de partida
A sua empresa se reconhece em alguma destas situações?
Licença de quem já saiu
A pessoa deixou a empresa e a licença dela continua sendo paga todo mês.
Comprou 20, usa 12
O pacote foi dimensionado para um plano que não aconteceu, e ninguém revisou desde então.
Renovou no cartão
A assinatura anual renovou sozinha e só se percebeu na fatura.
Ninguém sabe o total
Cada área paga as suas ferramentas, e a soma do que se gasta com sistemas não existe.
Como funciona
Quatro passos para enxergar o gasto
- 1
Inventário
Os sistemas da empresa no inventário, com o responsável por cada um.
- 2
Assinatura
Custo por mês, licenças contratadas e a data da próxima renovação de cada sistema.
- 3
Uso
A lista de usuários exportada do sistema, com o último acesso de cada pessoa.
- 4
Decisão
O painel mostra a economia possível e o aviso chega antes da renovação, a tempo de negociar.
Economia visível
O que dá para cortar, em reais
As licenças em uso vêm da lista de acessos de cada sistema. Com o último uso de cada pessoa, o AI4M separa as licenças paradas e as que sobram no pacote, e multiplica pelo custo de cada uma. Sistema ainda sem a lista importada aparece como sem lista de acessos e fica fora da conta, para a economia não sair inflada.
- Custo por mês de cada sistema, e o total por mês e por ano
- Licenças contratadas, em uso, paradas e sobrando
- Alerta quando há mais acessos do que licenças pagas
- Importe a lista do sistema todo mês e as paradas ficam em dia
- Anexe a fatura e a IA preenche o custo por mês, as licenças e a renovação, para você conferir e salvar
Exemplo · Sistema de ponto
Custo: R$ 1.200,00 por mês, 15 licenças (R$ 80,00 cada).
Em uso: 11 acessos, 2 sem uso há mais de 90 dias.
Sobrando: 4 licenças sem ninguém.
Economia possível: R$ 480,00 por mês.
O mesmo motor dos contratos
Nenhuma renovação passa sem alguém decidir
Aviso antecipado
E-mail ao responsável pelo sistema a 90, 60 e 30 dias da renovação, e no dia.
Com a economia junto
O aviso já diz quanto custa e quantas licenças estão paradas ou sobrando.
Contrato ligado
Se o sistema tem contrato vigente na gestão de contratos, os avisos vêm do contrato, sem duplicar. Custo ou renovação que não batem com o contrato viram alerta. Encerrado o contrato, o sistema volta a avisar.
Saída de pessoas
Quem sai da empresa tem os acessos pedidos para retirada e, registrada a retirada, a licença volta a sobrar (saída de colaboradores).
Perguntas frequentes
O que costumam nos perguntar
O AI4M lê a fatura ou o uso direto nos sistemas?
Não. O custo e as licenças vêm do cadastro, e o último uso vem da lista de usuários exportada do próprio sistema. O AI4M não se conecta aos sistemas.
A data de renovação precisa ser atualizada à mão?
Não, se a assinatura renova sozinha e o ciclo está informado (mensal, anual, a cada 2 anos...): passada a renovação, a próxima data avança sozinha e os avisos recomeçam.
Precisa do inventário de sistemas?
Sim. Assinaturas e licenças é contratada à parte e usa o inventário: cada assinatura é um sistema cadastrado, com os acessos de quem usa.
Quem vê os custos?
O administrador vê todos; o responsável pelo sistema e o gestor do departamento dono veem os sistemas deles.
Quanto custa?
A cobrança é item a item: cada item contratado em cada área, a licença de cada módulo de diagnóstico e o uso de IA, cobrado pelo custo do modelo mais a margem combinada (ou pago direto ao provedor, com a chave de IA da própria empresa). Preço e prazo vêm na proposta, depois de uma conversa.Como contratar →
Os dados da minha empresa vão para a IA?
Só com a IA ligada, e só o necessário para a tarefa pedida. Antes do envio, o nome da empresa e das pessoas da equipe, e-mails, CPF, CNPJ e telefones são trocados por pseudônimos; no assistente e no atendimento, também fornecedores, clientes e contatos. Vão como estão: imagens e PDFs escaneados anexados ao assistente, com a confirmação da pessoa a cada arquivo; imagens e PDFs que o contato manda pelo WhatsApp; o PDF de um treinamento; os contratos e boletins de medição lidos por IA (também na importação em lote) e os anexos de evidência do diagnóstico, com autorização da empresa e nunca os sigilosos. Cada chamada fica registrada.O que vai para a IA →
Como a minha equipe acessa?
Pelo navegador, sem instalar nada. O acesso é por convite do administrador da sua empresa, com código de confirmação por e-mail.
Comece pelas assinaturas mais caras
Quanto a sua empresa paga por licenças paradas?
A Dotva ajuda a levantar as assinaturas e a importar as primeiras listas de usuários.
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