Tecnologia · Inventário de sistemas
Saiba que sistemas a sua empresa usa, e quem responde por cada um.
Do ERP à planilha compartilhada: cada sistema com responsável, fornecedor, contrato, dados pessoais e proteção. O AI4M aponta o que está faltando antes que vire problema.
- 4tipos de sistema: na nuvem por assinatura (SaaS), interno, planilha ou arquivo, e outros
- 90dias antes do fim do contrato do fornecedor, o alerta aparece
- 6meses: prazo do teste de restauração do backup de sistema crítico (12 nos demais)
- 1descrição da área basta para a IA sugerir os sistemas
O ponto de partida
A sua empresa se reconhece em alguma destas situações?
Ninguém sabe a lista toda
Cada área contratou a sua ferramenta e a lista completa não existe em lugar nenhum.
Sistema sem dono
Quem contratou saiu da empresa e ninguém mais responde pelo sistema nem pelo fornecedor.
Dados pessoais sem proteção
Dados de clientes num sistema na nuvem sem cláusula de LGPD no contrato e sem dois fatores no acesso.
Backup que nunca foi testado
Existe backup, mas ninguém sabe se ele volta quando for preciso.
Para quem é
Para quem cuida da TI, da segurança e dos dados
Cada sistema tem um responsável e um departamento. O inventário serve tanto à TI quanto ao jurídico e ao encarregado de dados.
- TI e infraestrutura
- Segurança da informação
- Encarregado de dados (DPO)
- Jurídico
- Compras
- Auditoria e compliance
O que você tem
Do levantamento aos alertas
Cadastro do sistema
Nome, finalidade, tipo, situação, departamento, responsável e criticidade.
Fornecedor e contrato
Nome do fornecedor e, com a gestão de contratos, o contrato ligado ao sistema.
Dados pessoais
Se o sistema trata dados pessoais, de quais titulares e se há dados sensíveis.
Proteção
Dois fatores, backup e a data do último teste de restauração.
Acessos
Quem acessa cada sistema e com que perfil, cadastrado à mão ou importado da lista de usuários do próprio sistema.
Ferramentas de IA
Marque o sistema que é ferramenta de IA e diga que dados ela pode receber: públicos, internos, confidenciais, pessoais ou sensíveis.
Alertas
Sem responsável, contrato vencendo ou vencido, sem cláusula de LGPD, sem dois fatores, backup sem teste, ferramenta de IA sem regra de dados e outros.
IA no levantamento
Comece com uma descrição, não com uma planilha em branco
Descreva como a área trabalha e a IA sugere os sistemas prováveis, com tipo, finalidade e se tratam dados pessoais. Você escolhe o que entra; nada é gravado sem a sua confirmação.
- Sugestões para conferir, não cadastro automático
- Já tem uma planilha? Salve como CSV (texto separado por vírgula ou ponto e vírgula) e importe; se os títulos das colunas forem outros, a IA reconhece quais são
- Nomes repetidos e linhas não reconhecidas ficam de fora, com aviso linha a linha
Exemplo · ERP da empresa
Contrato: o contrato do fornecedor vence em 60 dias.
LGPD: trata dados pessoais e o contrato não tem cláusula de LGPD adequada.
Acesso: autenticação em dois fatores não confirmada.
Backup: último teste de restauração há mais de seis meses.
Como funciona
Quatro passos para ter o mapa da TI
- 1
Levantamento
A IA sugere a partir da descrição das áreas, ou você importa a planilha que já tem.
- 2
Cadastro
Responsável, fornecedor, contrato, criticidade, dados pessoais (com a base legal e o tempo de guarda), dois fatores e backup.
- 3
Alertas
O que falta ou está vencido aparece no sistema e no início de cada responsável.
- 4
Acessos
Registre quem acessa cada sistema e, se quiser, programe a revisão periódica.
Funciona junto com
O inventário conversa com contratos, licenças, saídas e IA
Gestão de contratos →
O sistema aponta para o contrato do fornecedor: vencimento próximo e falta de cláusula de LGPD viram alerta.
Assinaturas e licenças →
Custo por mês, licenças paradas ou sobrando e aviso antes da renovação. É um item à parte, que usa o inventário.
Entrada e saída de colaboradores →
Quem sai da empresa tem todos os acessos cadastrados no inventário pedidos para retirada.
Governança de IA →
Cada uso de IA pode apontar para a ferramenta cadastrada aqui; ligado, o AI4M avisa quando o uso pede dados que ela não pode receber.
Perguntas frequentes
O que costumam nos perguntar
O AI4M se conecta aos meus sistemas?
Não. O inventário é um cadastro: o AI4M não lê, cria nem remove nada nos sistemas. As informações vêm de quem conhece cada sistema.
Planilhas e arquivos entram no inventário?
Sim. Uma planilha compartilhada com dados de clientes merece o mesmo cuidado que um sistema, e tem o seu tipo próprio.
Preciso usar a gestão de contratos?
Não. Sem ela o inventário funciona; com ela, o sistema aponta para o contrato do fornecedor e os alertas de vencimento e de LGPD aparecem.
Quem vê o inventário?
O administrador vê tudo; o responsável vê os sistemas pelos quais responde, e o gestor do departamento, os sistemas da área dele.
Quanto custa?
A cobrança é item a item: cada item contratado em cada área, a licença de cada módulo de diagnóstico e o uso de IA, cobrado pelo custo do modelo mais a margem combinada (ou pago direto ao provedor, com a chave de IA da própria empresa). Preço e prazo vêm na proposta, depois de uma conversa.Como contratar →
Os dados da minha empresa vão para a IA?
Só com a IA ligada, e só o necessário para a tarefa pedida. Antes do envio, o nome da empresa e das pessoas da equipe, e-mails, CPF, CNPJ e telefones são trocados por pseudônimos; no assistente e no atendimento, também fornecedores, clientes e contatos. Vão como estão: imagens e PDFs escaneados anexados ao assistente, com a confirmação da pessoa a cada arquivo; imagens e PDFs que o contato manda pelo WhatsApp; o PDF de um treinamento; os contratos e boletins de medição lidos por IA (também na importação em lote) e os anexos de evidência do diagnóstico, com autorização da empresa e nunca os sigilosos. Cada chamada fica registrada.O que vai para a IA →
Como a minha equipe acessa?
Pelo navegador, sem instalar nada. O acesso é por convite do administrador da sua empresa, com código de confirmação por e-mail.
Comece pelos sistemas críticos
Pronto para ter a lista que ninguém tem?
A Dotva ajuda a montar o primeiro inventário com as áreas da sua empresa.
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