Política de privacidade

Esta política explica como o AI4M, oferecido pela Dotva, trata dados pessoais, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018).

1. Papéis

Os dados inseridos pela empresa cliente no AI4M (diagnósticos, planos de ação e tarefas, contratos, projetos, medições e pagamentos, políticas e ciências, usos de IA, sistemas e acessos, treinamentos e avaliações) são tratados em nome dela: a empresa cliente é a controladora e a Dotva atua como operadora. Os dados de conta e de acesso dos usuários são tratados pela Dotva para prestar o serviço e manter a sua segurança. Os dados enviados pelo formulário de contato do site são tratados pela Dotva, como controladora, para responder ao pedido e saber por onde os pedidos chegam.

O mesmo vale para os canais de atendimento: quando você escreve para o WhatsApp de uma empresa que usa o AI4M, essa empresa é a controladora dos seus dados e a Dotva trata as mensagens em nome dela.

2. Dados tratados

Conta e acesso: nome, e-mail, senha (guardada apenas em forma irreversível), códigos de acesso enviados por e-mail, empresas e papéis de cada usuário, e o registro de cada login (data, hora, IP e porta).
Uso do sistema: respostas, observações, notas, planos de ação e tarefas, conversas com a IA na auditoria e nos treinamentos, resultados de avaliações.
Contratos e projetos: contratos e os arquivos deles (com as partes, inclusive CPF ou CNPJ, e valores), fornecedores e clientes, responsáveis e gestores, projetos, medições (com o boletim em PDF) e pagamentos (com o número da nota fiscal).
Políticas e governança de IA: políticas, versões e a ciência de cada pessoa (com data); usos de IA da empresa, com os titulares envolvidos e a base legal.
Sistemas e acessos: inventário de sistemas, departamentos e listas de acesso, que podem incluir pessoas de fora da empresa cliente, sem conta no AI4M (nome, e-mail e empresa), e as decisões das revisões de acesso.
Atendimento pelo WhatsApp: telefone e nome de quem escreve para um canal da empresa cliente, as mensagens trocadas, a descrição de imagens e documentos enviados (o arquivo em si não é guardado), o assunto, a prioridade e um resumo do caso para a equipe.
Formulário de contato do site: nome, empresa, e-mail, telefone (opcional), o assunto escolhido, a mensagem e de onde o pedido saiu (a página do site ou, se você veio de outro site, só o endereço dele). São enviados por e-mail à Dotva e não ficam gravados no AI4M.
Registros: trilha de auditoria das alterações (quem, o quê, quando) e registro das chamadas à IA.
Navegador: cookies essenciais e preferências guardadas no próprio navegador; com o seu aceite, cookies de medição de audiência do site (ver item 6). Não usamos cookies de publicidade.

3. Finalidades e bases legais

Prestar o serviço contratado pela empresa cliente (execução de contrato), garantir a segurança do acesso e prevenir fraudes (legítimo interesse e proteção do titular), manter registros exigidos por lei e demonstrar conformidade (cumprimento de obrigação legal) e responder a quem pede contato pelo site (procedimentos preliminares a um contrato, a pedido do titular), sabendo por onde os pedidos chegam (legítimo interesse).

4. Inteligência artificial

Quando a empresa cliente ativa os recursos de IA, textos do diagnóstico, dos treinamentos, dos contratos e projetos, das políticas, dos usos de IA e do inventário de sistemas são enviados a um provedor de IA (a Anthropic, o Google ou a OpenAI, nos Estados Unidos, conforme a configuração da empresa cliente, que pode usar fornecedores diferentes em recursos diferentes e vê na tela Consumo de IA quem atende cada um) para gerar sugestões, rascunhos e análises. Cada provedor trata os dados pelas condições da própria API; a OpenAI, por exemplo, guarda os pedidos por até 30 dias para prevenir abusos, salvo contrato de retenção zero. Antes do envio, nomes de pessoas e da empresa, e-mails, CPF, CNPJ e telefones identificados são trocados por pseudônimos, e repostos apenas na resposta exibida no AI4M. Isso inclui o levantamento de sistemas de uma área a partir da descrição da rotina, a importação de planilhas (os títulos das colunas e 3 linhas de exemplo), as minutas de notificação de contrato (com o CPF ou CNPJ da outra parte trocado) e o relatório de situação do projeto. O PDF de um treinamento é enviado como está e deve conter material de estudo, não dados pessoais.

Rascunhos e sugestões da IA (planos de ação, cursos, políticas, minutas, leituras de contrato e notas propostas na auditoria) são revisados por pessoas antes de valer. A nota da avaliação de um treinamento é dada pela IA e vale direto. Quando uma política exige o treinamento, essa nota decide se a pessoa já pode registrar a ciência da política (é preciso nota 7 de 10 ou mais). Por ser uma decisão tomada por tratamento automatizado, a pessoa avaliada pode pedir a revisão ao administrador da empresa cliente, que pode ajustar a nota, com justificativa (art. 20 da LGPD).

Nos canais de atendimento, um assistente de IA responde diretamente a quem escreve. Ele se identifica como inteligência artificial, um aviso de privacidade é enviado no primeiro contato e você pode pedir para falar com uma pessoa a qualquer momento. As mensagens passam pela mesma troca por pseudônimos antes de ir ao provedor de IA; imagens e documentos em PDF enviados por você vão como estão. O assistente também classifica o assunto e a prioridade da conversa, para a equipe da empresa saber o que atender primeiro. O registro das chamadas de IA do atendimento guarda apenas dados técnicos (modelo, quantidade de texto processado, duração), não o conteúdo das mensagens.

No Assistente AI4M (o chat do sistema), as perguntas e o texto dos arquivos anexados vão ao provedor de IA com a mesma troca por pseudônimos; no chat também são trocados os nomes de fornecedores e clientes cadastrados e os nomes completos detectados pelo jeito de escrever, e a pessoa pode conferir o que vai antes de enviar. Imagens e PDFs escaneados vão como estão. A conversa não é gravada: o registro guarda só quem usou, quando e quanto. No Chrome e no Edge, a pessoa pode ditar a mensagem pelo microfone: o reconhecimento da fala é feito pelo próprio navegador (no Chrome, pelos servidores do Google; no Edge, pelos da Microsoft), sob as regras de privacidade dele; o áudio não chega ao AI4M nem é gravado, e o texto reconhecido fica na caixa de mensagem para a pessoa conferir antes de enviar, com a mesma troca por pseudônimos. Quando a empresa cliente liga a busca por sentido nos manuais, trechos dos treinamentos e das políticas e as perguntas, com os mesmos pseudônimos, são enviados ao Google (Gemini), pela conta da Dotva, para gerar vetores numéricos usados na busca; o registro guarda só a quantidade de textos. Cada chamada à IA fica registrada com a pessoa que a fez, a finalidade, o modelo e a quantidade de tokens (sem o conteúdo, no caso do assistente). O administrador da empresa cliente vê esse consumo por pessoa, com os valores, para acompanhar e pagar o uso; o conteúdo das chamadas registradas só é acessível à Dotva, para suporte e auditoria.

A leitura e a comparação de contratos por IA e a leitura do boletim de medição só acontecem se a empresa cliente autorizar e alguém pedir: o PDF vai ao provedor como está, sem pseudônimos, e o registro da chamada não guarda o conteúdo. Contrato marcado como sigiloso, e o boletim dele, nunca são enviados.

Os anexos de evidência do diagnóstico ficam guardados no AI4M e são vistos por quem vê a questão; o anexo marcado como sigiloso, só pelo coordenador, por quem responde a área, por quem o enviou e pelo suporte da Dotva. Na auditoria por conversa, se a empresa cliente autorizar, os anexos em PDF ou imagem que não são sigilosos vão ao provedor de IA como estão, sem pseudônimos, a cada fala da conversa. Quando a Dotva abre um anexo, o acesso fica registrado e aparece no próprio anexo.

5. Compartilhamento

Provedores de IA (Anthropic, Google e OpenAI), nos termos do item 4 (transferência internacional com as salvaguardas do art. 33 da LGPD).
Gestor de tarefas (Jira) da empresa cliente, quando ela configura a integração: títulos, descrições, prazos e e-mail do responsável pelas tarefas dos planos de ação, dos contratos (de contrato sigiloso, só o número), das revisões de acesso e de reforço de treinamento.
Meta (WhatsApp Business), por onde as mensagens dos canais de atendimento são recebidas e enviadas.
Equipe da empresa cliente responsável pelo canal: em alguns canais, o resumo do caso e o seu número são enviados ao WhatsApp da pessoa que vai atender você.
Serviço de e-mail usado para convites, códigos de acesso, avisos e para entregar à Dotva os pedidos do formulário de contato do site.
Provedor de hospedagem e banco de dados.

Não vendemos dados pessoais.

6. Cookies e armazenamento no navegador

Essenciais (sem pedir consentimento): o cookie de sessão de quem entra no AI4M e o de segurança dos formulários. Sem eles o acesso não funciona.
Preferências: o tema claro ou escuro e a sua escolha sobre cookies ficam no próprio navegador (armazenamento local), sem ir para o servidor.
Fontes: a fonte do site vem do Google Fonts, o que envia ao Google o endereço IP de quem visita.

7. Segurança

Acesso só por convite, com código enviado por e-mail a cada login; senhas e credenciais de integração guardadas de forma criptografada; separação dos dados por empresa; trilha de auditoria das alterações.

Para operar a plataforma e dar suporte, os administradores da plataforma da Dotva acessam as empresas clientes como administradores: as alterações que fazem vão para a trilha de auditoria, as leituras não. Para ver exatamente o que um usuário vê, o administrador da plataforma pode entrar na conta dele e agir como ele ("Entrar como"), sem a senha: uma faixa fica na tela durante a simulação, o começo e a volta à conta da Dotva vão para a trilha, cada alteração sai marcada como feita em simulação e as chamadas de IA ficam registradas no nome do usuário, com a indicação de quem simulou.

8. Retenção

Os dados são mantidos enquanto durar o contrato com a empresa cliente, com estes prazos: as conversas do atendimento pelo WhatsApp são apagadas 24 meses depois da última mensagem, e o contato, quando não tem mais conversa; os registros das chamadas de IA e a trilha de auditoria, 24 meses depois de feitos. No fim do contrato, os dados da empresa cliente são anonimizados: saem nomes, e-mails, conversas, arquivos e textos, e ficam só números que não identificam ninguém (como notas de diagnóstico e valores). Os registros de acesso (data, hora, IP e porta de cada login) são guardados por 24 meses; o Marco Civil da Internet pede ao menos 6. Os pedidos do formulário de contato não são gravados no AI4M: ficam só no e-mail da Dotva que os recebe.

9. Direitos do titular

Você pode solicitar confirmação de tratamento, acesso, correção, anonimização, portabilidade, eliminação, informação sobre compartilhamentos (art. 18 da LGPD) e revisão de decisões tomadas só por tratamento automatizado, como a nota da avaliação de treinamento (art. 20 da LGPD; ver o item 4). Pedidos sobre dados de diagnósticos, treinamentos e conversas de atendimento são encaminhados à empresa cliente, que é a controladora. Em uma conversa de atendimento, você também pode fazer o pedido ali mesmo: a empresa cliente apaga as suas conversas e o seu contato pelo AI4M. Quem usa o AI4M baixa a cópia dos próprios dados e pede a exclusão em Minha conta › Meus dados pessoais; a resposta vem em até 15 dias.

10. Encarregado e contato

Fale com o encarregado pelo tratamento de dados: ai4m@dotva.com.br.

Versão de 21/10/2026.